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從企業(yè)客戶(hù)服務(wù)流程分析降低客服成本的可行性措施
2016-07-18
 

無(wú)論是有形產(chǎn)品還是無(wú)形產(chǎn)品,客服始終是一個(gè)重要的組成部分,面對越發(fā)以用戶(hù)為中心的個(gè)性化服務(wù)趨勢,如何有效減少客服成本,是企業(yè)非常關(guān)心的問(wèn)題。

 

首先我們分析影響客服成本幾大因素:一種思路是按服務(wù)時(shí)長(cháng)統計人工成本分布,例如單次咨詢(xún)在3分鐘以?xún)鹊恼级嗌俦壤?/span>3-10分鐘占多少比例,10分鐘以上占多少比例,并計算區間成本(咨詢(xún)時(shí)長(cháng)*人數),進(jìn)而首先從成本最高的區間研究用戶(hù)咨詢(xún)的問(wèn)題。另一種思路是依據客服的統計,整理用戶(hù)所咨詢(xún)問(wèn)題的頻次,研究高頻次的問(wèn)題并進(jìn)行分類(lèi)匯總,制定相應的FAQ或使用提示供用戶(hù)參閱。還有一種思路是用戶(hù)反饋機制,建立完善的企業(yè)與用戶(hù)溝通渠道,在用戶(hù)使用的工具和渠道為用戶(hù)提供服務(wù),同時(shí)用戶(hù)問(wèn)題能夠實(shí)現在企業(yè)各部門(mén)之間流轉,確保用戶(hù)的問(wèn)題能夠一次性解決。

 

通過(guò)分析現有企業(yè)客戶(hù)服務(wù)解決方案,我們分別從客服、用戶(hù)和客服系統這三個(gè)角度來(lái)考慮如何降低咨詢(xún)成本。

 

(一)客服角度

 

1.     根據對用戶(hù)所咨詢(xún)問(wèn)題的研究,制定一套標準化處理流程,定期對客服人員進(jìn)行培訓,不同的客服人員能夠給出較為一致的答案,提高處理效率。

 

2.     客服分工和分組,不同客服具有自身熟悉和擅長(cháng)的咨詢(xún)領(lǐng)域,遇到復雜棘手的問(wèn)題可立即轉交給層次更高、更專(zhuān)業(yè)的客服或工程師。

 

3.     建立不斷完善的客服助手等工具,協(xié)助客服快速定位用戶(hù)的問(wèn)題,并自動(dòng)呈現處理方案供客服選用,例如可進(jìn)行關(guān)鍵詞識別的知識庫、文檔。

 

4.     在有條件的情況下,對用戶(hù)進(jìn)行人物畫(huà)像歸類(lèi),例如按年齡,按性別,按產(chǎn)品訪(fǎng)問(wèn)深度,預先將用戶(hù)進(jìn)行分類(lèi)并優(yōu)先分配給對應的客服人員。

 

5.     對于首次訪(fǎng)問(wèn)的客戶(hù)進(jìn)行記錄;如果是老客戶(hù)請求咨詢(xún)服務(wù),在客服接起會(huì )話(huà)時(shí)則推送客戶(hù)相關(guān)信息、購買(mǎi)記錄或服務(wù)記錄。

 

6.     建立客服與研發(fā)、測試部門(mén)及時(shí)密切的連接,通過(guò)快速反饋bug以及不合理的產(chǎn)品設計,反向對產(chǎn)品進(jìn)行優(yōu)化升級,加快產(chǎn)品更新迭代速度。

 

7.     客戶(hù)服務(wù)量大的情況下,對不同用戶(hù)分級服務(wù)。建立分級體系,如普通客戶(hù)、白金客戶(hù)、鉆石客戶(hù)等,在客戶(hù)服務(wù)響應時(shí)間以及排隊等待和問(wèn)題解決上進(jìn)行優(yōu)先分配。

 

 

(二)用戶(hù)角度

 

1.    用戶(hù)咨詢(xún)方式

用戶(hù)咨詢(xún)時(shí)問(wèn)題的解決方式:1)自行查閱文檔說(shuō)明,2)直接文字互動(dòng)在線(xiàn)咨詢(xún),3)打電話(huà)咨詢(xún),4)發(fā)送郵件?偟膩(lái)講用戶(hù)遇到問(wèn)題時(shí)只分為緊急和不緊急兩種情況,企業(yè)必須要為用戶(hù)提供簡(jiǎn)單易操作的咨詢(xún)方式,快速響應并解決問(wèn)題。

 

2.    解決思路

想要從用戶(hù)角度降低客服的人工成本,應當引導盡可能多的用戶(hù)自助解決問(wèn)題。在不降低用戶(hù)體驗的前提下,提供好用易用的自助解決方案,讓更多用戶(hù)的問(wèn)題在進(jìn)入人工環(huán)節前得到有效解決。

 

3.    問(wèn)題描述

提高用戶(hù)的咨詢(xún)效率,幫助客戶(hù)更詳細清晰的描述問(wèn)題,快速定位?梢越柚诰(xiàn)截屏、電話(huà)語(yǔ)音或遠程桌面、桌面演示、劃圈等方式實(shí)現。

 

4.    用戶(hù)提問(wèn)的效率

用戶(hù)咨詢(xún)問(wèn)題要一次性能夠解決完,如自助與人工轉接,一線(xiàn)客服與工程師或其他產(chǎn)品部門(mén)的轉接,確保問(wèn)題能夠一次解決。

 

(三)客服系統/客服體系角度

 

1.    搭建問(wèn)題咨詢(xún)社區平臺

讓廣大的積極用戶(hù)來(lái)參與回答問(wèn)題,形式可以是開(kāi)放式的論壇、社區,對于超時(shí)未答復的問(wèn)題,客服及時(shí)介入解決;工程師或客服發(fā)布文檔,解決最熱門(mén)或共性問(wèn)題。

 

2.    機器人客服

通過(guò)機器人客服,可以解決80%以上的常見(jiàn)問(wèn)題,企業(yè)還可自定義關(guān)鍵詞自動(dòng)回復,通過(guò)機器人客服向客戶(hù)推送鏈接。

 

3.    離線(xiàn)解決問(wèn)題

對于客戶(hù)量大的企業(yè),可采用工單形式?jīng)Q絕問(wèn)題。用戶(hù)自行提交工單或發(fā)送郵件(后臺接收轉工單),客服集中處理解決。

 

4.    客服系統內部協(xié)作機制

客戶(hù)咨詢(xún)的問(wèn)題,能夠在一個(gè)平臺內快速轉接到相對應的人解決。包括呼叫中心、在線(xiàn)咨詢(xún)、軟件、微信等多種渠道。

 

5.    問(wèn)題記錄

所有客戶(hù)問(wèn)題可生成在線(xiàn)工單保存。

 

6.    系統開(kāi)放性

與企業(yè)現有客服體系打通,如呼叫中心、CRM。用戶(hù)問(wèn)題描述需要轉移的PC端時(shí),呼叫中心客服可將用戶(hù)直接轉到線(xiàn)上服務(wù)支持團隊;用戶(hù)購買(mǎi)的產(chǎn)品信息、歷史服務(wù)記錄等在客服接起會(huì )話(huà)時(shí)就推送到桌面;各個(gè)服務(wù)體系之間的用戶(hù)數據、服務(wù)記錄保持一致性。

 

7.    報表統計

用戶(hù)咨詢(xún)關(guān)鍵詞、用戶(hù)問(wèn)題、客戶(hù)響應時(shí)間、客戶(hù)滿(mǎn)意度等等,自動(dòng)生成報表,用以客服部門(mén)監管和與產(chǎn)品部門(mén)協(xié)作。

 

 

 

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